Selama lebih dari 25 tahun terakhir, perekonomian dunia telah
mengalami transisi dari ekonomi industri menuju ke ekonomi informasi.
Dekade-dekade akhir abad ke-20 ini adalah masa yang sangat penting.
Inilah kurun waktu yang menurut Alvin Toffler sejajar dengan masa awal
Revolusi Industri. Jaman baru kehidupan manusia telah dimulai dengan
revolusi di bidang informasi sehingga pada dekade dan milenia kemuka,
faktor informasi , bukan seperti tanah dan modal yang akan menjadi
pendorong penciptaan kekayaan dan kemakmuran. Di dalam perekonomian yang
demikian, organisasi saling bersaing berdasar kemampuan di dalam
memperoleh, memanipulasi, menginterprestasi, dan menggunakan informasi
secara efektif. Hanya organisasi yang kompetitif di bidang informasi
yang bakal keluar sebagai pemenang (McGee et.al, 1993).
Revolusi informasi menyebabkan proses globalisasi berlangsung semakin
cepat, dan mempunyai berbagai dampak pada kehidupan manusia. Dengan
adanya teknologi informasi dunia semakin tidak mengenal batas antar
negara dengan negara lainnya (
borderless) dalam hal ini teknologi
informasi telah mengaburkan batas-batas organisasi, pasar , dan
masyarakat, mempersingkat batasan ruang dan waktu, serta menyederhanakan
kompleksitas.
Teknologi Informasi telah mengubah cara kerja manusia, mulai dari
cara berkomunikasi, cara memproduksi, cara mengkoordinasi, cara berpikir
dan perubahan-perubahan besar telah terjadi, melalui pemanfaatan
teknologi informasi di dalam berbagai sistem bisnis dan organisasi.
Lingkungan bisnis yang berubah dengan pesat sebagian besar disebabkan oleh penemuan dan implementasi teknologi informasi.
Dampak Teknologi Informasi terhadap Lingkungan Bisnis
Teknologi Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan
turbulent
yang berinteraksi dengan perkembangan teknologi informasi telah
menyebabkan transformasi bisnis dan organisasi. Berbagai studi dan
penelitan telah menghasilkan rerangka untuk menjadi pedoman bagi bisnis
dalam menyikapi dengan sebaik-baiknya teknologi tersebut.
Hammer dan Champy (1993), pencetus
Bussiness Process Reengineering
(BPR) yang akhir-akhir ini sangat populer, menegaskan bahwa teknologi
informasi merupakan enabler yang tidak mungkin diabaikan oleh perusahaan
yang akan menjalankan
Bussiness Process Reengineering. Hammer dalam buku terbarunya bahkan mensinyalir bahwa lebih dari 90 persen perusahaan yang
Bussiness Process Reengineering-nya tidak berhasil disebabkan oleh kesalahan tidak mengimplementasikan teknologi informasi sebagai
enabler.
Memasuki dasawarsa 90-an ada dua teknologi yang terasa mewarnai
lingkungan bisnis adalah teknologi informasi dan perancangan kembali
proses bisnis (Davenport, 1990 dan 1993) dan Perkembangan teknologi
informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap berbagai perubahan
tatanan hubungan bisnis sekarang. (Shanti, 1996).
Kalau diamati sejarah perkembangan organisasi, perkembangan teknologi
ini telah pula membawa perubahannya secara pasti. Tahun 1970 kita hidup
dengan organisasi berbentuk vertikal yang sangat sentralistis,
terstruktur dan mengarah kepada pendekatan
top-down. Tahun
1980-an, banyaknya kegiatan menuntut pelibatan yang lebih luas dari
unsur-unsur organisasi yang tidak ditampung oleh organisasi vertikal.
Muncullah organisasi matriks, lalu berkembanglah organisasi berbentuk
horizontal dan jejaring dengan variasi menuju ke bentuk
virtual (maya) dengan fokus pada pemberdayaan personilnya.
Bisnispun mengalami muka baru agar selamat keluar dari perubahan
dalam Ekonomi digital ini. Maka perkembangan teknologi informasi telah
memberikan pengaruhnya sehingga muncul bisnis antarjejaring (
internetworked bussiness).
Ini berbeda sekali dengan keadaannya pada abad ke-20 bisnis
antarjejaring dilandasi dari internetworked enterprise konsep yang
pertama kali diperkenalkan
oleh Alliance for Converging Technologies.
Studi mengenai teknologi informasi yang cukup banyak dilakukan adalah
akibat teknologi tersebut pada organisasi. Pakar manajemen Peter F.
Drucker membandingkan perubahan organisasi dengan kontinum organisasi
tahun 1870 dengan organisasi masa depan. Organisasi dengan ciri komando
dan pengendalian yang disatukan oleh kulitnya. Perusahaan yang sekarang
ini mulai muncul diorganisir di sekitar sebuah kerangka : informasi,
keduanya merupakan sistem pengintegrasian dan artikulasinya (Drucker,
1995).
Penggunaan teknologi informasi sebagai enabler BPR. Banyak yang tidak
menyadari bahwa BPR tersebut merupakan akibat dari perkembangan
teknologi informasi (Hammer dan Champy, 1993).
Pengamatan yang dilakukan oleh Nolan dan Croson (1995) bahwa akibat
perkembangan teknologi informasi akan terjadi transformasi organisasi
secara besar-besaran yaitu suatu penghancuran kreatif entitas yang tua,
hirarkis, dan fungsional dengan penggantinya, yaitu jaringan yang baru,
fleksibel, dan dimampukan oelh teknologi industri. Mereka juga
merekomendasi enam tahap blue-print untuk memanajemen transformasi dari
prinsip-prinsip ekonomi industri lama ke prinsip-prinsip yang baru. Enam
tahap tersebut adalah : pertama,
downsize ; kedua,
seek dynamic balance
dengan mendistribusikan aliran kas bebasnya ke pemegang saham ; ketiga,
kembangkan strategi akses pasar ; keempat, menjadi customer driven ;
kelima, kembangkan
strategy market foreclosure ; dan terakhir adalah
pursue global scope.
Model transformasi organisasi yang diakibatkan oleh teknologi
informasi ditawarkan juga oleh Henderson dan Venkatraman (1994). Dalam
model yang di sebut dengan strategic alignment, model tersebut mempunyai
empat domain pilihan stratejik :
bussiness strategy,
organizational infrastructures and processes, information technology strategy, dan
information technology strategy and processes.
Bussiness Process Reengineering
Reengineering merupakan pemikiran kembali dan perancangan
kembali secara lengkap terhadap proses bisnis yang fundamentalis untuk
memperbaiki kualitas produk dan jasa yang dihasilkan. Perusahaan akan
mempersingkat aliran-aliran proses-proses bisnis untuk meningkatkan
efisiensi dengan menggunakan teknologi informasi. Teknologi informasi
adalah faktor kritis dalam reengineering sistem-sistem dalam perusahan.
Hammer dan Champy mengemukakan empat elemen sebagai prinsip-prinsip
reengineering, yaitu orientasi, ambisi, pengubahan peraturan, dan
penggunaan secara kreatif teknologi informasi. Prinsip ambisi dan
pengubahan peraturan bukanlah sesuatu yang baru dalam inovasi manajemen.
Prinsip orientasi pada proses dan penggunaan teknologi informasi
merupakan gagasan yang relatif baru dalam pembentukan struktur
organisasi. Dekomposisi bisnis dengan proses-proses yang
cross-functional merupakan aspek penting dan reengineering dan mempunyai
pengaruh besar terhadap struktur organisasi dan pengembangan sistem
informasi.
Teknologi informasi informasi berperan sebagai katalisator untuk
pembentukan dan penyusunan kembali organisasi. Sebelumnya, teknologi
informasi pada dasarnya melaksanakan struktur-struktur dan
peraturan-peraturan bisnis yang ada, sehingga hanya memainkan peran yang
pasif memperkuat struktur bisnis yang ada. Dalam reengineering,
teknologi informasi berperan aktif sebagai agen perubahan secara
dramatis untuk memperoleh perbaikan yang radikal kinerja organisasi,
baik dalam kualitas, biaya, pelayanan, dan kecepatan. Teknologi baru
yang sangat berarti dalam penerapan reengineering adalah
Computer Aided Design (CAD),
Computer Aided Manufacture(CAM),
Statistical Process Control(SPC),
Bar Coding, dan
Document Imaging.
CAD membantu dalam perancangan produk-produk baru dengan lebih cepat,
lebih mudah dan melakukan simulasi secara elektronik. CAM meliputi
perencanaan dan penjadwalan produksi, penanganan bahan secara otomatis,
dan pengendalian mutu dengan bantuan komputer. CAM memperbaiki
perencanaan proses produksi sehingga mampu mengurangi waktu pemanasan
dan jumlah persediaan. SPC merupakan pengendalian proses secara
statistik untuk memantau tingkat penyimpangan dari kualitas yang
diinginkan sehingga masalah-masalah kulaitas produksi dapat dikurangi
dengan cepat.
Bar Coding digunakan untuk mengurangi resiko kesalahan pengumpulan data.
Document Imaging memungkinkan penyimpangan semua kertas kerja untuk suatu fungsi tertentu.
Perencanaan strategis bisnis harus dibentuk dengan mempertimbangkan
teknologi informasi sehingga teknologi informasi mampu menjadi salah
satu keunggulan kompetitif dalam perencanaan strategis. Reengineering
membutuhkan penggunaan secara kreatif teknologi informasi. Reengineering
akan sulit dilaksanakan jika tanpa memanfaatkan kemampuan teknologi
informasi secara maksimal.
Permasalahan Dalam Struktur Organisasi Perusahaan
Realita yang harus dihadapi oleh organisasi adalah bahwa cara lama
dalam penyelenggaraan bisnis dengan pembagian kerja di lingkungan
perusahaan yang dikelola oleh Adam Smith tidak dapat dilaksanakan lagi.
Dalam lingkungan sekarang ini tidak ada yang konstan atau dapat
disamakan, baik mengenai masalah pertumbuhan pasar, permintaan konsumen,
siklus hidup produk, laju pertumbuhan teknologi, dan sebagainya. Ada 3
ketentuan yang baik secara terpisah maupun kombinasi mendorong
perusahaan memasuki kekuatan yang membuat para eksekutif menjadi takut.
Ketiga kekuatan tersebut adalah pelanggan (
customer), pesaing (
competitors), dan perubahan (
change).
Pemenuhan pesanan dimulai saat seorang pelanggan menaruh pesanan, dan
berakhir saat barang-barang disampaikan, termasuk segala sesuatu yang
ada diantara keduanya, sehingga bukan produk melainkan proses penciptaan
produk yang membawakan keberhasilan jangka panjang perusahaan.
Sedangkan struktur organisasi modern ditandai dengan adanya struktur
tim kerja, dimana tim secara permanen maupun sementara membentuk
hubungan lateral dan memecahkan masalah seluruh organisasi, ataupun
membentuk
cross functional team yang terdiri dari anggota-anggota
dari departemen fungsional yang berbeda untuk memecahkan
masalah-masalah dan meperluas kesempatan. Dan yang terakhir adalah
pembentukan network organization yang merupakan suatu struktur
organisasi yang baru tersebut diharapakan dapat merubah pola perilaku
individual untuk semua level organisasi dalam hal :
· Komunikasi yang lebih terbuka
· Kerja sama yang baik
· Bertanggung jawab
· Mempertahankan cara pandang/filosofi organisasi
· Memecahkan masalah secara lebih efektif
· Memberikan dukungnan dan cepat tanggap terhadap situasi dan kondisi yang ada
· Adanya interaksi yang baik
· Adanya kemauan untuk mencoba
· Berpartisipasi
· Memperkenalkan aliran informasi
· Pengembangan-pengembangan lain.
· Karakteristik Organisasi Yang Efektif
Organisasi yang tidak efektif ditandai dengan terlalu banyaknya
hirarki dalam organisasi, terjadi konflik antar departemen, dan tidak
ada pendelegasian tugas-tugas kepada bawahan. Kondisis-kondisi inilah
yang perlu diubah. Organisasi yang sukses di masa depan adalah yang
mampu mendelegasikan proses pembuatan keputusan kepada karyawan di
bawahnya dan adanya minimisasi kegiatan pengawasan, karena pengawasan,
karena pengawasan tersebut melekat pada diri karyawan. Tenaga kerja yang
semula dipandang sebagai salah satu faktor produksi yang perlu
diefisienkan penggunaannya, sehingga perlu dilaksanakan konsep penugasan
fraksional, telah bergeser menjadi suatu sistem produksi yang sistim
kerjanya dirancang secara integral dan memperlakukan serta mengakui
seluruh dimensi kemanusiaan tenaga kerja tersebut.
Tenaga kerja adalah mitra kerja pemilik perusahaan, dan para pimpinan
adalah orang yang paling berpengaruh dalam mencapai visi bisnis jangka
panjang. Tanpa adanya kerja sama yang saling menguntungkan antara
pemilik, tenaga kerja, dan pemimpin, maka tidak akan tercapai produksi
untuk kemakmuran bersama. Manajer harus mengerti penyempurnaan, mengerti
tenaga kerja, dan mengerti produk. Sedang lingkungan organisasi harus
berperan sebagai pemberi arah dan petunjuk bagi pelaksanaan sistem
produksi tersebut.
Organisasi yang efektif adalah yang tidak birokratis, sehingga lebih
fleksibel dan dapat bergerak lebih cepat. Untuk mencapai hal tersebut
perlu dilakukan kegiatan-kegiatan antara lain :
· Minimisasi hirarki organisasi sehingga jarak antara pemimpin puncak
dengan karyawan lebih pendek, yaitu dengan mengurangi middle
management. Hal ini akan mempermudah komunikasi langsung pimpinan dengan
karyawan sehingga tercapai kepercayaan antara pimpinan dengan karyawan
dan antar karyawan itu sendiri.
· Mengurangi pengawasan, dengan memberikan tugas tersebut secara
langsung kepada para karyawan, sehingga karyawan perlu dilatih baik
keterampilan maupun mentalnya untuk dapat merumuskan permasalahan secara
sistematis dan sederhana, serta mampu memecahkan masalah dengan tenang.
· Menggunakan tim kerja yang mampu bekerja secara mandiri, dan diberi
tanggung hawab penuh untuk memberikan pelayanan kepada konsumen dan
bertanggung jawab dalam perancangan dan pembuatan produk. Karyawan juga
perlu diberi kekuasaan untuk melakukan kreasinya dan bebas mengatur
tugasnya dalam tim. Selain itu karyawan perlu diberikan pelatihan silang
sehingga ada suasana saling melatih antar anggota tim tersebut.
Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Network Organization
Pembentukan struktur organisasi yang berbentuk
shamerock atau sering kita kenal dengan istilah
network organization
merupakan salah satu jawaban dari kebutuhan organisasi untuk memasuki
persaingan yang telah menjadi hyper competition. Dengan melakukan
networking,organisasi diharapkan dapat mencapai perfomance yang lebih baik dan memberikan keuntungan bagi semua anggota
network.
Network merupakan kaitan antar individu, antara individu
dengan kelompok, atau antar kelompok, untuk berkomunikasi dan
berinteraksi untuk berbagi ide, masalah, dan informasi satu sama lain.
Yang paling menentukan dalam
network organization adalah
berkomunikasi dan berinteraksi sehingga keberhasilan dan kelancaran
pelaksanaannya dapat tercapai. Banyak hal yang dapat dilakukan dalam
networking, yaitu dengan outsourcing untuk mendapatkan tenaga kerja atau sumber daya lain dari luar, atau dengan
strategic alliance, misalnya dengan
joint venture atau
sharing resources yang dalam hal ini khususnya untuk masalah sumber daya manusia.
Ada 2 macam
networking organization, yaitu
network internal dan
network eksternal.
Internal network
dapat dibentuk dalam organisasi yang tidak terpaku pada hirarki,
melainkan yang berciri flat, sehingga lebih fleksibel dan mempunyai
contingency plans
serta memungkinkan adanya keterbukaan. Selain itu, perlu adanya
komunikasi yang baik, baik secara vertikal, horizontal ataupun lateral
yang efektif dan efisien. Fungsi kepemimpinan merupakan elemen penting
dalam pelaksanaan
network internal sebagai agen perubahan. Kepercayaan yang baik akan kemampuan individu dalam organisasi (
empowernet management) mutlak diperlukan untuk dapat memiliki
competitive culture dan kesadaran untuk
learning.
Tantangan yang dihadapi oleh manajemen sumber daya manusia adalah
bagaimana menciptakan karakter sumber daya manusia yang bersifat
positif, proaktif, adaptif dinamis, sistematis, dan memiliki interitas
diri. Untuk itulah perlu pemberian kepercayaan terhadap hasil yang
diterima tanpa campur tangan manajemen jajaran atas secara berlebihan.
External network dilakukan dengan membentuk beberapa jalinan kerja sama, misalnya kerja sama proyek, perjanjian lisensi dan
royalty,
joint venture, dan lain-lain. Atau dengan membentuk entitas bisnis baru. Sehingga tercipta suatu network yang berbentuk
global alliance.
Dalam
network eksternal, penempatan sumber daya manusia dalam
network tersebut tidak dapat ditentukan hanya dengan mempertimbangkan
pilihan satu partner dalam network tersebut, karena seringkali terdapat
perbedaan preferensi sehubungan dengan kemampuan dan tipe sumber daya
manusia yang akan ditempatkan. Yang perlu diperhatikan adalah kemampuan
berinteraksi, beradaptasi, dan bernegosiasi untuk dapat menghadapi
suasana kerja dengan dengan budaya yang berbeda dan iklim kerja yang
berbeda pula. Oleh karena itu organisasi perlu memiliki kemampuan untuk
menganalisis kompetensi sumber daya manusia yang dimiliki secara tepat,
dan mampu membuat rencana pengembangan organisasi dan penyelarasan
sistem upah dan pemeliharaan.
Dalam
network organization sering pula terjadi transfer sumber
daya manusia yang ada di bawah kendali organisasi induk. Bila
organisasi menempatkan sumber daya manusia dalam
network yang
dibentuk, maka perlu diperhatikan kemungkinan penarikannya kembali dan
dampak dari penarikan tersebut. Perencanaan karir juga harus jelas dan
harus disesuaikan dengan perencanaan karir dan prosedur administratif
organisasi induk, karena penempatan secara sementara dalam network
tersebut kemungkinan dianggap oleh sebagian sumber daya manusia sebagai
kendala untuk tumbuh dan mengembangkan karirnya. Dan untuk keberhasilan
network yang dibentuk, perlu adanya loyalitas pada proyek atau kegiatan
yang sedang dilaksanakan dalam proyek tersebut.
Masih banyak lagi pembentukan network organization yang semuanya itu
ditujukan untuk mendapatkan kekuatan dalam memasuki pasar global.
Meskipun demikian yang paling penting dari organisasi adalah sumber daya
manusia dengan sikap kerja yang prima. Keberhasilan dalam mengelola
sumber daya manusia, yaitu mengelolao individu-inndividu dalam
organisasi ditujukan untuk pemanfaatan individu secara produktif untuk
mencapai tujuan organisasi dan kepuasan kebutuhan individu tersebut.
Yang dituntut dalam perusahaan yang melaksanakan networking adalah
kemampuan menciptakan komunikasi, baik dalam tubuh organisasi maupun
dengan mitra kerjanya, baik antar personil dalam suatu perusahaan maupun
antara personil suatu perusahaan dengan perusahaan lain atau antar satu
perusahaan dengan perusahaan lain.
Penutup
Beberapa pendapat pengamat dan pakar yang juga dikuatkan dengan hasil
studi empiris mengenai dampak teknologi informasi terhadap organisasi
dan keunggulan bersaing menyatakan bahwa sedang dan akan terjadi
transformasi organisasi dari hirarkis fungsional menjadi jaringan yang
dimampukan oleh teknologi informasi.
Menghadapi era persaingan industri yang hyper-competitive dengan
berbagai kondisi yang tidak pasti dan sulit diramalkan, organiasi harus
bersifat dinnamis, fleksibel, dan cekatan. Kondisi yang sulit diramalkan
ini membuat organisasi harus membuat berbagai perubahan untuk
memenangkan persaingan, baik perubahan-perubahan dan perbaikan kecil dan
terus-menerus, maupun perubahan besar, radikal, dan menyeluruh yang
kita kenal dengan Business Process Reengineering, dimana dalam BPR ini
manajer madya harus dikurangi karena menghambat hubungan antara
top management dan karyawan pelaksana. Berbagai perubahan yang disebabkan oleh kegiatan
reengineering, terutama yang berkaitan dengan sumber daya manusi dan struktur organisasinya antara lain :
· Unit kerja, dari departemen fungsional ke kelompok proses.
· Tugas, dari tugas-tugas sederhana ke pekerjaan yang multi dimensional.
· Peran manusia, yang semula adalah dikontrol menjadi diberi wewenang.
· Persiapan kerja, dari pelatihan menjadi pendidikan.
· Fokus pengukuran kerja dan kompensasi, dari penilaian aktivitas ke penilaian hasil.
· Manajer, yang semula penyelia menjadi pelatih.
· Eksekutif, dari pencatat angka menjadi pemimpin.
· Kriteria pengembangan, yang semula unjuk kerja menjadi kemampuan.
· Struktur organisasi, dari hirarkis-piramida menjadi datar (flat).
Khusus untuk perubahan struktur organisasi tersebut kini telah berkembangan menjadii struktur organisasi yang
shamerock, yaitu dengan pembentukan
network organization
yang memaksimumkan perlunya komunikasi dan keterbukaan, sehingga
organisasi benar-benar dapat dikelola secara profesional sebagai senjata
ampuh dalam memenangkan persaingan.